Kravene til dokumentasjon til PKK-søknadene har gjennom flere år blitt skjerpet. Den viktigste årsaken til det er at NAViO har bokføringsplikt. Vi må kunne dokumentere at PKK-kravene er berettiget. Derfor må søknaden og vedleggene være utformet slik at NAViO enkelt kan kontrollere dem. De kravene NAViO stiller til dokumentasjon, tar utgangspunkt i Bokføringsloven og Bokføringsforskriften.
Noen tekstere syns at arbeidet med PKK-søknaden er vanskelig og frustrerende, og mange kan spare mye tid på arbeidet ved å ta enkle grep. Vi har derfor utarbeidet noen tips som vi anbefaler alle søkere å lese. Dokumentasjonen du bruker i PKK-søknaden, kan også brukes når du søker om reisestipend.
Mange av byråene bruker egne faktureringssystemer som de ber teksterne sine om å bruke. Flere av disse systemene tilfredsstiller ikke kravene til bokføring i Norge. Det tryggeste og enkleste er å bruke et godkjent regnskapsprogram ved siden av (eller som erstatning for) byråenes systemer. NAViO-medlemskap gir rabatt på regnskapssystemet Fiken.
Regnskapsprogrammer gjør det ikke bare enklere å følge bokføringsloven og bokføringsforskriften, de gjør det også enklere å holde oversikt over sin egen minuttproduksjon. Dermed blir det svært mye enklere å holde oversikt over hva man skal søke om privatkopieringskompensasjon for. Her kommer noen grunnleggende tips til en framgangsmåte:
Lag et eget produkt i regnskapsprogrammet for hver enkelt tjeneste du selger. Produktet skal ha en beskrivelse og en pris (typisk per minutt). Feks:
Når du fakturerer, legger du inn hver jobb du har gjort med minuttspesifikasjon:
| Produkt | Beskrivelse | Antall minutter | Pris/min | Sum |
| EMT KAT 1 | Dr. Philip, ep. 123 | 10 | 2 | 20 |
Noen byråer opererer med en minuttpris som er basert på antall tekstblokker, på programlengde eller på en kombinasjon av de to. Da man kan lage et produkt for hvert trinn og/eller bruke rabattfunksjonen i regnskapsprogrammet:
| Produkt | Beskrivelse | Antall minutter | Pris/min | Rabatt for kort program | Sum |
| Førsteoversettelse 0-100 tekstblokker | Dr. Philip, ep. 123 | 10 | 2 | 20 % | 16 |
Hvis du spesifiserer hvert enkelt oppdrag på fakturaen på denne måten, trenger du ikke å legge ved annet fakturaunderlag (resource report, invoice item, monthly report eller lignende) til PKK-søknaden. Da holder dine egne fakturaer som dokumentasjon. Spør oss om du er tvil.
I regnskapsprogrammet kan du også skrive ut rapporter der du kan se hvor mange minutter av hver kategori du har solgt for hver enkelt måned (eller år). Dermed blir det enklere å føre kontroll med antall minutter på fakturaene dine.
En del tekstere fører også opp antall minutter de skal søke PKK for direkte på hver enkelt faktura (feks. som fritekst på fakturaen). Det gjør det enklere å regne sammen til slutt:
«PKK: Totalt 123 min. førsteoversettelse, 123 min. EMT.»
Begynner du med dette i januar, kommer du til å takke deg selv i oktober året etter!
Flere oppdragsgivere kan sende teksterne sine rapporter over hvor mange minutter teksting de har levert til byrået i løpet av året. Tekster du veldig mange minutter per år, kan du spare mye tid på å få en rapport fra oppdragsgiveren.
Har du en slik rapport, trenger du ikke å sende inn fakturaer. Husk at rapporten må inneholde en summering av antall minutter for hver av kategoriene i PKK-skjemaet. Rapporten skal også være signert av oppdragsgiver. Det er lurt å be om en slik rapport i god tid før PKK-søknaden.
Stadig flere søkere bruker fakturaoversikten i søknadsskjemaet. NAViO krever at man summerer antall minutter av hver kategori man søker PKK for på hver enkelt faktura. Fakturaoversikten gjør dette arbeidet enklere.
I fakturaoversikten kan du legge inn hver enkelt faktura med fakturanummer og antall minutter du søker PKK om for hver kategori. Har du flere oppdragsgivere, bruker du én tabell per oppdragsgiver. Antall minutter blir summert og satt inn i hovedskjemaet automatisk.
Bruker du dette skjemaet, trenger du ikke å sende inn et eget skjema med summering for hver faktura.
Her er en liten sjekkliste før innsending:
Under finner du et eksempel på et fakturaoppsett som gjør søknadsprosessen enklere:
